De klant is je grootste vijand

Deze opvallende - maar o zo wijze - woorden werden bij de aanvang van mijn advocatenloopbaan (Beroepsopleiding Advocatuur) uitgesproken door een ervaren raadsman. Met enige verbazing keek ik de docent aan en dacht ‘kan er dan wel sprake zijn van een noodzakelijke vertrouwensband met de klant ?
De wijze woorden werden al snel bewaarheid. Ik was gewaarschuwd !

Picture this: Rechtbank Arnhem, strafkamer (strafzitting). Na het requisitoir (aanklacht en opsomming van feiten en omstandigheden) van de Officier van Justitie, gevolgd door mijn pleidooi en aanvullende vragen van de rechter, krijgt mijn cliënt de gelegenheid om ‘het laatste woord’ te voeren. Mijn cliënt houdt een uitvoerig verhaal en ik bespeur bij de rechter een toenemend ongeduld. Als ik zijn (rechter) gedachten kon lezen, dan zou hij gedacht hebben ‘dit verhaal heeft uw raadsman toch ook al verteld ?’ De rechter begint voorzichtig en onopvallend het dossier te ordenen zodat hij de zitting kan sluiten. Totdat mijn cliënt een standpunt inneemt dat innerlijk tegenstrijdig is met mijn pleidooi. De rechter fronst zijn wenkbrauwen en slaat opvallend het dossier weer open. ‘Dus, u zegt nu dat u op het tijdstip van het delict wèl in de woning aanwezig was, terwijl uw raadsman zojuist heeft betoogd dat …? U begrijpt dat ik het verloop van de zaak liever voor mijzelf houd.

Maar nu uw ondernemerswereld. U zult ongetwijfeld wel eens die ene prachtorder of die ene 'megaovereenkomst' hebben binnengehaald bij een grote klant. Q 1 en 2 waren financieel veiliggesteld ! Geen zorgen dus. Totdat u de keerzijde van deze grote klant leerde kennen: de klant betaalt niet binnen de afgesproken betalingstermijn. Er volgen meerdere telefoontjes naar de financiële administratie van de klant, maar het blijft ijzig stil aan de andere kant. Met andere woorden, de klant neemt radiostilte in acht. U waagt er nog een laatste telefoontje aan ('meneer, u staat bovenaan de lijst om teruggebeld te worden'. Een fijne dag nog !). De frustratie neemt toe, en de acceptatiegrens lijkt te zijn bereikt. Tijd voor juridische stappen ? Immers, Pacta sunt servanda (vrij: elke contractspartij is gehouden aan de overeenkomst) geldt voor beide partijen.

Voordat u echter besluit tot het nemen van juridische maatregelen is het volgende van belang. Allereerst zult u moeten bepalen wat uw voorkeur heeft: een toekomstige lange of korte zakelijke relatie met deze klant, die zich heeft ontpopt tot dubieuze debiteur. Bij een lange zakelijke relatie kan een rol spelen dat u juist deze klant vaker nodig zult hebben vanwege toekomstige orders, zijn marktpositie en netwerk. Als de klant daarentegen in de toekomst geen toegevoegde waarde voor uw onderneming zal hebben, kan de beslissing tot het treffen van maatregelen sneller worden genomen.

Heeft een duurzame relatie de voorkeur, dan zijn de volgende stappen aan te raden. Schrijf de klant een aangetekende brief waarin u wijst op zijn betalingsverplichting. Meld in deze brief dat het verstrijken van de betalingsverplichting waarschijnlijk aan de aandacht is ontsnapt. Vermeld dat u wèl aan uw verplichting heeft voldaan en dat u ervan uitgaat dat de klant dat ook zal doen. Stel een redelijke termijn (bijv. 7 werkdagen) voor waarbinnen alsnog betaald zal moeten worden en kondig aan dat u volgende week nog even telefonisch contact opneemt. Tot zover niks aan de hand.

Verwacht u dat de klant in de toekomst geen toegevoegde waarde zal hebben, dan zijn we wat strenger. Stuur de klant een aangetekende brief en vermeld dat hij zich niet heeft gehouden aan zijn contractuele betalingsverplichting. Meld het aantal dagen dat de klant in verzuim is in verband met het vorderen van de wettelijke rente. Benadruk dat u zich wèl hebt gehouden aan uw contractuele verplichtingen. Stel de klant in gebreke en verzoek of desnoods sommeer hem te betalen binnen een laatste korte(re) termijn van bijv. 3 werkdagen. Kondig aan dat u rechtsmaatregelen zult treffen (een juridische procedure starten) en dat de gemaakte proceskosten zullen worden verhaald op de klant. Met andere woorden: See you in Court !

In het geval u een juridische procedure start, kunt u aanzienlijk de kosten besparen door zelf te procederen. De wet staat namelijk toe dat u in persoon (zonder advocaat) mag procederen in het geval de vordering niet meer bedraagt dan €5.000,-. Naar verwachting zal deze competentiegrens worden verhoogd naar €25.000,- Dus, doe uw best !